La competizione nei mercati ha reso le aziende necessariamente più reattive. Siamo chiamati a rispondere sempre più velocemente ai clienti ed ai fornitori, ed accelerare tutti i processi di comunicazione. Produttività, flessibilità ed innovazione sono le parole chiave che permettono di realizzare il potenziale di crescita del business.

La normale posta elettronica in azienda non è più sufficiente, vediamo perché e quali devono essere le caratteristiche di un moderno sistema di Enterprise Messaging:

Condividere le informazioni: le informazioni rappresentano senza ombra di dubbio un patrimonio per le aziende. L’esempio più semplice e diffuso è quello dove una figura commerciale appartenente ad un team lascia l’azienda in cui ha lavorato per anni. In quel momento ci si rende conto che la posta di quella persona è il vero ed unico repository delle informazioni riguardanti numerosi clienti.  In una organizzazione efficiente invece le informazioni devono essere condivise e gli strumenti di collaborazione devono rendere facile questa condivisione. La capacità di classificare le e-mail, salvarle in cartelle condivise strutturate per cliente o commessa, mantenendo il controllo sulla accessibilità del team, sono caratteristiche necessarie. Questa capacità dello strumento è senz’altro al primo posto e quella maggiormente richiesta in questo momento.

Governance Aziendale: l’azienda non deve rinunciare al controllo ed deve adottare metodologie di governance per posizioni aziendali particolarmente critiche, laddove un errore può costare molto. La piattaforma di messaging utilizzata in azienda deve gestire dal workflow aziendale alla creazione di regole, fino alla vera e propria personalizzazione dei processi.

Accesso da strumenti Mobili: già consolidate su numerosi prodotti sono le tecnologie pervasive, l’utilizzo di strumenti mobili quali cellulari e smartphone sono molto diffusi. L’integrazione con piattaforme di comunicazioni tipicamente enterprise, quali ad es. RIM Blackberry, è una caratteristica oramai irrinunciabile.

Community Aziendale: l’integrazione tra i servizi di comunicazione telefonici tradizionali, Voip, mobile e i sistemi di messaggistica e messaggistica istantanea, permettono la massima efficienza comunicativa ad un costo nettamente inferiore rispetto ad una comunicazione classica solo telefonica. L’azienda non ha più confini geografici, la Community Aziendale è costantemente on-line.

Costi di Gestione: per ultimo la gestione di questi strumenti deve essere centralizzata e di facile utilizzo. Maggiore attenzione deve essere posta alla integrazione tra gli strumenti, gli aggiornamenti di piattaforma devono essere semplici e veloci. Un sistema di Enterprise Messaging efficiente deve essere in grado di mantentenere basso il TCO.

Le grandi aziende sono già dotate di questi strumenti, le attuali tecnologie ed i prodotti presenti sul mercato, grazie ad una discesa di prezzi e ad un taglio delle licenze specifico permettono realizzazioni anche sulle piccole e medie aziende, che possono godere di strumenti che portano ad un vantaggio competitivo importante, soprattutto in periodo di recessione economica.